Welcome to Huynh's Collections. We hope you enjoy your visit.


You're currently viewing our forum as a guest. This means you are limited to certain areas of the board and there are some features you can't use. If you join our community, you'll be able to access member-only sections, and use many member-only features such as customizing your profile, sending personal messages, and voting in polls. Registration is simple, fast, and completely free.


Join our community!


If you're already a member please log in to your account to access all of our features:

Username:   Password:
Add Reply
Kinh nghiệm quản lư dự án
Topic Started: Apr 2 2013, 12:07 AM (158 Views)
Huynhnb8x
Member Avatar
Th1nk
[ *  *  * ]
Khi tốt nghiệp em bao giờ cũng nghĩ rằng em có thể viết mă cho cả phần c̣n lại của nghề nghiệp của em. Điều đó diễn ra tới năm thứ ba th́ em nhận ra rằng em có thể làm được nhiều hơn chỉ là viết mă và học môn của thầy ở CMU đă mở ra cơ hội mới cho em. Khi công ti của em có mở ra việc của người quản lí dự án, em đă xin làm và được làm mà không có khó khăn ǵ. Em đă làm việc như người quản lí dự án trong năm năm và bức thư ngắn này là về những điều em đă học được như người quản lí dự án. V́ thầy thường đề nghị người đă tốt nghiệp đang đi làm chia sẻ kinh nghiệm với sinh viên hiện thời, em hi vọng rằng bức thư của em có thể ích lợi cho một số sinh viên những người một ngày nào đó sẽ quản lí dự án phần mềm.

Điều đầu tiên tôi đă học được như người quản lí dự án là lựa chọn thành viên tổ một cách cẩn thận. Khi tôi lần đầu tiên trở thành người quản lí, tôi sung sướng khi ai đó muốn làm việc cho tôi. Tôi đă học được về sau rằng không phải tất cả mọi người đều chân thành và có ư định tốt. Nếu họ không làm việc tốt với người khác, th́ điều đó sẽ làm tổn hại cho toàn thể dự án. Làm việc tổ là phức tạp và năng suất có liên quan nhiều tới làm việc tổ. Có các thành viên tổ tranh căi nhau thực sự làm tổn hại năng suất cho mọi người. Bạn cần rất cẩn thận với những người có thói quen xấu đó; cho dù họ có kĩ năng trong lĩnh vực của họ. Không đáng có người có kĩ năng mà đi tranh căi với nhau suốt mọi lúc. Bạn cũng phải cẩn thận với những người nói quá nhiều nhưng làm th́ ít. Họ thích nói về bản thân họ và những điều khác hơn là thực tế làm công việc. Mặc dầu dường như là họ không có ư đồ xấu nhưng họ thường làm sao lăng tổ.

Là người quản lí dự án, bạn sẽ rất bận rộn. Bạn sẽ không có nhiều thời gian cho bất ḱ cái ǵ khác v́ bạn sẽ có những nhiệm vụ nhỏ thêm vào và lấy đi thời gian quí giá của bạn. Đó là lí do tại sao quản lí thời gian là kĩ năng quan trọng phải có. Bạn phải có cuốn sổ nhỏ mang theo người mọi lúc để ghi chép và giữ lịch biểu. Tôi biết nhiều người có lịch đấy nhưng hiếm khi theo nó bởi v́ nó thay đổi thường xuyên. Điều đó là đúng, nhưng không có lịch bạn sẽ bị lạc. Bạn cần có cuốn sổ để nhắc bạn về các thứ cần làm. Bạn sẽ không nhớ được mọi thứ đâu. Vấn đề là nó sẽ giúp bạn nghĩ về điều bạn làm với thời gian của bạn. Tôi thường đi làm sớm buổi sáng trong khi cả tổ của tôi c̣n chưa tới cho nên tôi không bị sao lăng. Tôi cũng tổ chức nhiệm vụ của tôi cho ngày đó và chắc chắn tôi sẽ kết thúc tất cả chúng trước khi rời khỏi công việc v́ tôi không muốn đem việc về nhà.

Mọi dự án đều duy nhất và mọi dự án sẽ có vấn đề. Điều quan trọng là được chuẩn bị cho nó v́ các thành viên tổ sẽ tranh căi, một số người có thể rời bỏ dự án và các vấn đề khác sẽ kéo đến, và là người quản lí dự án bạn phải giải quyết nó trước khi nó trở thành vấn đề lớn. Bạn sẽ cần vẫn c̣n b́nh thản để nh́n vấn đề rơ ràng và không để các ư kiến khác che mờ phán xét của bạn. Bạn phải học cách nh́n vào mọi thứ từ cảnh quan của người khác và có thông cảm khi giải quyết với các vấn đề có tính t́nh cảm. Bạn đừng áp đặt quyết định của bạn lên người khác, khi cần; bạn phải bắt đầu với thảo luận tổ và học cách lắng nghe mối quan tâm của họ. Cho dù bạn là người quản lí dự án nhưng tốt hơn cả là bạn đưa tổ vào việc ra quyết định. Điều đó sẽ làm cho tổ cảm thấy thoải mái với bạn và quyết định của tổ là tốt hơn quyết định của một cá nhân.

Một số người tin người quản lí dự án là vị trí cao nhưng với tôi nó chỉ là vai tṛ mà bạn giữ trong nghề của bạn. Vai tṛ sẽ thay đổi với thời gian cho nên bạn cần khiêm tốn. Bạn sẽ gặp nhiều người giỏi hơn bạn và một số sẽ có nhiều kĩ năng hơn bạn. Bạn phải trung thực và không giả vờ biết mọi thứ khi bạn không biết. Bạn có thể sai cho nên bạn phải học lắng nghe và đánh giá cao những người có thể giúp bạn. Mọi người sẽ kính trọng những người có thể thừa nhận khi họ sai hơn là ai đó cứ khăng khăng rằng họ bao giờ cũng đúng. Đừng để cho bản ngă của bạn lôi bạn vào biện luận với tổ của bạn. Bạn phải học tin cậy vào tổ của bạn, và tổ của bạn sẽ có khả năng tin cậy bạn. Cách tốt nhất để xây dựng tin cậy với tổ của bạn là thực tế tin cậy vào họ trước. Trao cho các thành viên tổ trách nhiệm quan trọng, để cho họ biết rằng bạn tin cậy vào họ, và họ có thể sẽ tin cậy vào bạn.

Quản lí dự án là thách thức lớn và không phải mọi người có thể là người quản lí dự án được. Bạn phải bắt đầu bằng kĩ năng kĩ thuật và học thật nhiều hết sức trước khi bước lên quản lí dự án. Không có kĩ năng kĩ thuật tốt bạn sẽ không bao giờ trở thành người quản lí dự án giỏi. Không ai muốn làm việc cho người quản lí bất tài. Nếu bạn muốn là người quản lí giỏi bạn cần quan sát cách người quản lí giỏi làm việc. Mọi công ti đều có một số người quản lí giỏi cho nên bạn phải t́m họ và học từ họ.

Cho dù bạn bận rộn nhưng bạn phải dành thời gian cho tổ của bạn. Nếu thành viên tổ muốn gặp bạn, người đó có thể có cái ǵ đó để nói với bạn. Điều đó sẽ trở thành quan trọng hơn khi dự án của bạn phát triển. Thỉnh thoảng các thành viên tổ có thể dự đoán một vấn đề trước khi nó xảy ra và bạn cần kiểu thông tin này. Lắng nghe là kĩ năng mà ít người có và bạn cần học kĩ năng này. Phần lớn các đào tạo về kĩ năng mềm đều hội tụ vào kĩ năng tŕnh bày và kĩ năng trao đổi mà bỏ qua kĩ năng lắng nghe, đó là sai lầm lớn. Bạn có thể nói hùng hồn, bạn có thể là người tŕnh bày hay nhưng không lắng nghe tốt, bạn sẽ không đi xa. Xin nhận lời khuyên của tôi, khiêm tốn và lắng nghe kĩ th́ bạn sẽ thành công. Nếu bạn chỉ có thể có một kĩ năng mềm, bạn nên học cách lắng nghe bởi v́ không lắng nghe người khác, dễ dàng trở nên thiên vị với ư tưởng riêng của bạn th́ bạn có thể trở thành kẻ độc đoán và trong trường hợp đó không ai muốn làm việc cho bạn.

Tôi hi vọng bức thư ngắn này có thể giúp cho ai đó trong các bạn. Tôi không nhắc tới khía cạnh kĩ thuật v́ đó là cái ǵ đó bạn có thể học từ lớp hay từ sách vở nhưng những kĩ năng mềm này là điều tôi đă học trong năm năm làm quản lí dự án phần mềm.
Knowledge crawling
Offline Profile Quote Post Goto Top
 
Huynhnb8x
Member Avatar
Th1nk
[ *  *  * ]
Sau khi đă kư hợp đồng kinh tế, việc tiếp theo của cả hai bên khách hàng và nhà cung cấp là quản lư dự án phần mềm sao cho có hiệu quả nhất. Dự án triển khai ERP là một dự án phần mềm lớn nhất của doanh nghiệp. Theo các thông tin thống kê trên thế giới và ở Việt nam th́ các dự án triển khai phần mềm có tỷ lệ thất bại tương đối cao. Tỷ lệ các dự án hoàn thành theo đúng tiến độ đề ra cũng rất thấp và phần lớn các dự án triển khai thành công th́ cũng không theo đúng tiến độ đặt ra hoặc phải cắt bớt các phần "xương xẩu" không thể hoàn thành được. Đối với dự án triển khai ERP, vấn đề kỹ thuật chỉ chiếm vai tṛ khoảng 50% trong sự thành công của dự án, cũng bởi v́ có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quá tŕnh triển khai dự án ERP và v́ dự án được triển khai trong thời gian ít nhất cũng khoảng 6 tháng và có thể tới vài năm. Ta hăy xem một số điểm cần nhấn mạnh đối với doanh nghiệp khi quản lư dự án triển khai ERP như thế nào.



Tổ chức phân công trách nhiệm cho những nhân viên chủ chốt



Sau khi giám đốc doanh nghiệp quyết định thành lập ban quản lư dự án, trên cơ sở đă thống nhất kế hoạch tổng thể cơ bản với nhà cung cấp phần mềm th́ nhiệm vụ của ban quản lư dự án của doanh nghiệp là hoàn thành trách nhiệm về phía doanh nghiệp là quản lư các nhân viên tham gia dự án để đạt được các mục tiêu trong từng giai đoạn.



Việc đầu tiên mà trưởng ban dự án phải làm là phân tích các công việc chính trong từng giai đoạn và phân công trách nhiệm cụ thể cho những nhân viên chủ chốt tham gia dự án. Việc này là rất quan trọng bởi không ít dự án triển khai không thành công là do vấn đề phân công trách nhiệm không rơ ràng. Thông thường với mỗi bộ phận tiếp nhận phần mềm cần một người đứng ra chịu trách nhiệm riêng về các vấn đề nghiệp vụ của bộ phận, là người nắm chắc nhất các vấn đề về nghiệp vụ, có khả năng chịu trách nhiệm và có đủ quyền quyết định về các vấn đề nghiệp vụ. Những người chủ chốt này thường là các trưởng hoặc phó pḥng ban chức năng (như trưởng/phó pḥng kinh doanh, trưởng/phó pḥng kế hoạch...).



Kế đến là phân công 01 nhân viên thực hiện nhiệm vụ có tính chất sự vụ sẽ là cầu nối liên lạc với đối tác. Tất cả các thông tin như khi nào có buổi làm việc tiếp theo? nhân sự sẽ tham gia là những ai? công việc sẽ giải quyết là ǵ?... đều do nhân viên này liên lạc và thống nhất cùng đối tác trên cơ sở bàn bạc với từng nhân viên tham gia tiếp nhận phần mềm. Nhân viên này được gọi là nhân viên "điều phối thời gian". Nếu doanh nghiệp hạn hẹp về nhân sự th́ có thể bố trí một nhân viên thực hiện việc này một cách kiêm nhiệm (ví dụ như một nhân viên pḥng IT, hoặc một nhân viên pḥng hành chính) nhưng phải quy rơ trách nhiệm về việc phối hợp thời gian làm việc với đối tác là của nhân viên này. Vai tṛ của nhân viên điều phối thời gian là rất quan trọng. Trưởng ban dự án nên tiến cử một người có tính cẩn thận, có thể dành được nhiều thời gian cho dự án và đặc biệt phải là người có trách nhiệm cao. Khi mà các nhân viên khác "lăng quên" công việc của dự án th́ sẽ được nhân viên điều phối thời gian nhắc nhở cần phải đúng giờ và cần phải thực hiện công việc của dự án.



Soạn thảo các quy tắc tiến hành công việc trong khuôn khổ dự án như:



Nhân viên nào được phân công tác nghiệp chức năng nào trên phần mềm th́ phải có trách nhiệm kiểm tra sự hoạt động đúng đắn của chức năng đó.
Nhân viên phải bằng mọi cách để hoàn thành từng công việc được giao theo kế hoạch, nếu có khó khăn ǵ th́ tŕnh bày ban quản lư dự án ngay để có biện pháp hỗ trợ. Ví dụ: Một nhân viên than phiền không thể hoàn thành công việc chuẩn bị số liệu ban đầu cho phần mềm v́ không thể có đủ thời gian thực hiện. Khi đó nhân viên phải có ư kiến ngay với ban quản lư dự án và tŕnh bày khó khăn này và đề nghị giúp đỡ. Khi đó giải pháp có thể là: bố trí người khác làm thay một phần công việc của anh ta để anh ta có nhiều thời gian hơn cho việc chuẩn bị dữ liệu, hoặc yêu cầu anh ta làm việc thêm ngoài giờ hoặc làm việc cả ngày nghỉ, ngày lễ với chế độ thù lao thích đáng.
Nhân viên phải kiểm tra kỹ càng tất cả các thông tin trên biên bản về công việc hàng ngày của nhân viên và các nhân viên phía đối tác trước khi kư vào biên bản công việc này theo ISO.
Hàng ngày mỗi nhân viên phải làm "Bản nhật kư nội bộ ngày" ghi rơ công việc đă thực hiện và kết quả, những khó khăn, bất cập, các đề xuất với đối tác. "Bản nhật kư nội bộ ngày" này phải được chuyển (hoặc mail) cho ban quản lư dự án trước 5h chiều.
Hàng tuần ban quản lư dự án phải họp giao ban ít nhất 01 buổi, tổng kết đánh giá t́nh h́nh, rút kinh nghiệm và soạn thảo những vấn đề cần đề xuất gửi đối tác...
...



Thường xuyên họp giao ban nội bộ và họp định kỳ với đối tác triển khai phần mềm



Họp định kỳ nội bộ có tác dụng rất lớn trong việc t́m ra các điểm chưa tích cực trong tinh thần và phương pháp làm việc của đội ngũ nhân viên. Trong các cuộc họp nội bộ, ban dự án cần phân tích kỹ từng công việc của dự án, mức độ hoàn thành so với kế hoạch, lư do của sự chậm trễ... và từ đó đưa ra phương hướng giải quyết. Đầu tư thời gian cho các cuộc họp nội bộ là động tác thiết thực nhất của ban dự án và đội ngũ triển khai để đưa dự án đến thành công. Nếu không có các cuộc họp thường xuyên để kiểm điểm t́nh h́nh th́ sẽ nảy sinh nhiều công việc bị chậm trễ mà ban dự án không có phương án kịp thời để khắc phục, cho đến khi phát hiện ra sự cố và có cuộc họp th́ thời gian đă trôi đi và dự án đă bị kéo dài. Các cuộc họp giao ban nội bộ đôi khi cần mời thêm cả giám đốc doanh nghiệp để giám đốc có thể đi sát với t́nh h́nh triển khai và cho các ư kiến chỉ đạo cho ban dự án. Kết quả của các cuộc họp nội bộ là kế hoạch cụ thể cho thời gian sắp tới và một tinh thần làm việc đă được "làm mới" cho đội ngũ tiếp nhận phần mềm.



Họp định kỳ với đối tác triển khai phần mềm (nhà tư vấn triển khai phần mềm hoặc nhà sản xuất và cung cấp phần mềm) càng thường xuyên bao nhiêu th́ sự phối hợp của hai phía càng có hiệu quả bấy nhiêu. Trong quá tŕnh triển khai sẽ nảy sinh rất nhiều các đề xuất từ phía bên phía doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và ngược lại từ phía nhà cung cấp đối với ban dự án của doanh nghiệp. Khi tiến độ triển khai chậm do phía nhà cung cấp (ví dụ: customize phần mềm chậm hoặc bố trí quá ít nhân lực...) th́ ban dự án cần có các thông báo với nhà cung cấp. Việc thông báo này có thể bắt đầu bằng lời nói như qua điện thoại. Nếu vẫn không được đáp ứng th́ doanh nghiệp nên đề xuất cuộc họp giữa 2 bên để phân tích rơ t́nh h́nh và chứng minh đề xuất là hợp lư. Trong trường hợp phía nhà cung cấp có đề xuất với doanh nghiệp (ví dụ: Đề nghị tăng thời gian nhập liệu cho nhân viên, đề nghị chuẩn hoá bộ mă danh mục nhanh hơn...) th́ ban dự án cần có động tác cụ thể đối với những đề xuất này. Có thể là cố gắng đáp ứng đề xuất của nhà cung cấp hoặc một cuộc họp để phân tích rơ sự hợp lư của đề xuất. Các cuộc họp giữa hai bên nên có sự tham gia của đại diện ban lănh đạo hai công ty để đảm bảo cho việc thực hiện theo các kế hoạch được thống nhất là kết quả của cuộc họp.



Công khai cơ chế bồi dưỡng làm thêm giờ và khen thưởng kỷ luật thích đáng



Dự án triển khai ERP thường gây thêm tải công việc rất nhiều cho đội ngũ nhân viên. Ngoài những công việc hàng ngày vẫn phải hoàn thành đều đặn, các nhân viên tiếp nhận phần mềm c̣n phải nhận trách nhiệm thêm rất lớn đối với các công việc của dự án. Khối lượng công việc có khi tăng gấp đôi so với lúc chưa tiến hành dự án. V́ vậy việc phải cố gắng thêm nhiều và làm thêm việc cả thời gian ngoài giờ và các ngày nghỉ thường xuyên là yêu cầu bắt buộc. Trong trường hợp như vậy, nếu ban dự án không có những đề xuất với ban giám đốc công ty về một cơ chế bồi dưỡng làm thêm giờ thích đáng th́ nhân viên rất có thể nản chí và không có tinh thần làm việc theo năng suất mà ban dự án mong muốn. Ngoài ra, ban dự án phải thường xuyên theo dơi nhắc nhở, thậm chí kỷ luật đối với các nhân viên không tích cực, thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ đồng thời tuyên dương khen thưởng đối với các nhân viên tích cực hoàn thành nhiệm vụ.
Knowledge crawling
Offline Profile Quote Post Goto Top
 
« Previous Topic · Tài liệu sưu tầm · Next Topic »
Add Reply


Theme by James... of the ZBTZ and themeszetaboards.com